Hur planerar jag en hälsomässa?
En hälsomässa är ett evenemang där organisationer har möjlighet att sprida hälsoinformation till allmänheten vid bås och / eller tillhandahålla hälsokontroller.
En hälsomässa är ett evenemang där organisationer har möjlighet att sprida hälsoinformation till allmänheten vid bås och / eller tillhandahålla hälsokontroller. Hälsomässor sponsras vanligtvis av grupper, inklusive sjukhus, kyrkor, sororiteter och samhällsorganisationer. De kan vara var som helst från några timmar till några dagar.
- 1Bilda en kommitté och utveckla en budget.
- Bestäm dina mål och vilka frågor du vill fokusera på.
- Kontrollera juridiska krav, försäkringsskydd och undantagsformulär för din organisation.
- Upprätta driftsregler, inklusive återbetalningsförfaranden, statusrapporter, sponsorsupport, lagringsplatser för material / donationer och kommittémedlemmar.
- Delegera ansvarsområden, inklusive de som är relaterade till att erhålla godkännanden, säkerhet, transport, parkering, återförsäljarrekrytering, publicitet och annat tryckt material, frivilligrekrytering, förfriskningar, säljarluncher, inställning / uppdelning / rengöring, kontrakt, donationer och försäkringar.
- Upprätta milstolpar och tidslinjer.
- 2Bestäm datum och bekräfta platsen.
- Identifiera en gästtalare för inledande anmärkningar vid startceremonin.
- 3Starta logistiska insatser för leverantörer, inklusive sådana som är relaterade till godkännanden, kontrakt, säkerhetskrav, parkering och transport. Bestäm antalet leverantörer platsen kan ta emot.
- Bestäm om du vill ha leverantörer som representerar företag, ideella organisationer och / eller statliga organisationer. Säljare bör alla ha ett hälsouppdrag.
- 4Utveckla material, inklusive utvärderingsblanketter, en evenemangslogotyp, reklammedia dvs. för tryck, internet, TV, radio, e-post) och ett brev till leverantörer och produktgivare om evenemanget.
- 5Kontakta leverantörer. Skicka ett första brev som meddelar evenemanget och dess sponsorer. Följ upp med telefonsamtal och e-post.
- Kontakta givare, eller köp saker som ska ges bort på hälsomässan om det är lämpligt.
- 6Skicka ut en bekräftelse till leverantörer som har gått med på att delta.
- Inkludera vägbeskrivning till evenemanget, leverantörens namntaggar, lunchalternativ och parkeringskort.
- Bekräfta donationer och leveransalternativ för material (dvs. var du ska ladda ner dagen för evenemanget eller vart du ska skicka).
- Bekräfta gästhögtalarna och få högtalarsupport, inklusive podium, mikrofon och audiovisuell utrustning.
- Skicka ett brev till VIP, till exempel direktörer och avdelningschefer.
- 7Avsluta logistiska insatser, inklusive de som har att göra med leverantörsvisning / bordslayout, bordskjolar, evenemangspåsar, audiovisuella behov, skyltar, val av leverantörslunch, bekräftelse på leverantörsleveranstid, papperskorgar, reserverad parkering, leverans av vatten / kopp, kick-off ceremonitårta, schema för rumsinställning, tid då rummet är tillgängligt för volontärer och fotografarrangemang.
- 8Skaffa volontärer, skapa ansvar och skapa ett arbetsschema.
- Ansvaret bör omfatta möten och eskortera säljare, tillhandahålla förfriskningar på morgonen eller eftermiddagen, ställa in, städa upp, tjäna som värd / värdinna, dela ut säljarluncher, arbeta i receptionen, dela ut evenemangspåsar och distribuera och samla utvärderingsformulär.
- Ha ett orienteringsmöte med volontärer en vecka före evenemanget för att se till att alla känner till deras ansvar.
Kontakta givare, eller köp saker som ska ges bort på hälsomässan om det är lämpligt.
- Om detta är din första hälsomässa, var särskilt uppmärksam på att få reda på det i ditt samhälle. Leverantörer och organisationer som deltar är beroende av att ha människor som de kan interagera med. Dålig närvaro bör undvikas så mycket som möjligt.
- Börja planera tidigt och bilda planeringskommittén ett år i förväg. Den sista månaden före evenemanget är tidskrävande oavsett hur bra du har planerat.
- Var uppmärksam på små detaljer, inklusive de som är relaterade till papperskorgen, vattenplatser, eluttag, röklarm (om du har något som en popcornmaskin), förlorade och hittade föremål och namnmärken.
Läs också: Hur har man råd med terapi?
Frågor och svar
- Tar du ut en registreringsavgift av någon anledning?Om du ger bort gratis saker, som smoothies eller frukt, rekommenderar vi att du tar ut en startavgift.
- Debiterar jag säljarna en avgift?Du kan ta ut en liten avgift för att täcka kostnaden för dina utgifter om det behövs, men du borde inte göra vinst eller något.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är inte avsedd att ersätta professionell medicinsk rådgivning, undersökning, diagnos eller behandling. Du bör alltid kontakta din läkare eller annan kvalificerad vårdpersonal innan du börjar, byter eller avbryter någon form av hälsobehandling.
