Hur planerar jag ett rådhusmöte i en hälsofråga?
Att planera ett rådhusmöte om en hälsofråga är i princip inte annorlunda än att planera ett rådhus om någon annan fråga, förutom i publikens makeup och typer av paneldeltagare som kommer att tala evenemanget.
Att planera ett rådhusmöte om en hälsofråga är i princip inte annorlunda än att planera ett rådhus om någon annan fråga, förutom i publikens makeup och typer av paneldeltagare som kommer att tala evenemanget. Ändå finns det mycket som går till att planera ett rådhusmöte av något slag framgångsrikt. Du måste arbeta hårt, rekrytera viktiga intressenter och se till att du har gett dig tillräckligt med ledtid för att säkra uppmärksamheten hos pressen och samhället.
Del 1 av 3: lägga grunden
- 1Bilda en planeringskommitté. Idén bakom en planeringskommitté är styrka i antal. Det finns få frågor relaterade till vård som inte berör mer än en organisation. Du måste identifiera andra organisationer inom samhället som berörs av din fråga, övertyga viktiga medlemmar om fördelarna med ett rådhus och rekrytera dem till din planeringskommitté.
- Till exempel, om din fråga som berörde barndomsnäring, kan vissa samhällsorganisationer som berörs av den frågan vara skolor, barnläkare, matbanker, kyrkor, jordbrukare och daghem.
- Självreklam kan vara en extremt övertygande motivator. Närma dig målorganisationer från en utsiktspunkt som förklarar hur deltagande i rådhuset kan vara till nytta för dem specifikt.
- 2Lokalisera problemen. Det är mycket lättare att bli orolig för en fråga som berör dig direkt. För att göra ämnet för ditt stadshus mer omedelbart och övertygande, betona den lokala effekten av frågan snarare än den nationella eller globala effekten.
- Till exempel, om din stad eller delstat har en hög hiv-infektionsgrad eller hög fetma, bör du betona de problem som din lokal kommer att möta som ett resultat snarare än de problem som kommer från hiv-diagnos eller fetma i allmänhet.
- Så du kan säga: "Philadelphia kommer att behöva betala 2,60 miljarder euro mer i sjukvårdskostnader under de närmaste 15 åren på grund av vår höga fetma", snarare än "Fetma leder till högre vårdkostnader."
- 3Identifiera målen. Målen för ditt möte dikterar formatet, vem du bjuder in och hur du kommer att marknadsföra det. Uttrycket "stadshus" betyder endast en typ av möte där öppen fråga och svar från allmänheten utgör huvuddelen av mötet.
- Syftet med ditt möte kan vara informativt, förespråka en viss position eller ge feedback till politiska kandidater. Medan politiska kandidat- och förespråksmöten förmodligen lockar mest uppmärksamhet är de inte nödvändigtvis det som är bäst för din fråga. Till exempel, om den allmänna opinionen strider mot organisationens politiska mål, kan ett informationsmöte vara en bättre strategi för att ändra åsikter som passar dina behov.
Ändå finns det mycket som går till att planera ett rådhusmöte av något slag framgångsrikt. - 4Välj ett format. Det traditionella rådhusformatet är för en panel med tre till fem talare plus en moderator som ger korta introduktioner som beskriver deras bakgrund och position. Sedan öppnar en moderator frågor till publiken. Medan publiken kan ställa frågor till en viss paneldeltagare, bör moderator fungera som en facilitator, och om de anser att programmet skulle avanceras genom att ställa samma fråga till flera paneldeltagare, borde de. Andra format kan inkludera:
- Ett rent fråga- och svarformat. Detta kan vara bra för en kandidats forum.
- Ett anonymt frågeformat där frågor skickas i förväg och moderator väljer vilka frågor som ska presenteras för panelen. Detta format kan vara bra för kontroversiella ämnen.
Del 2 av 3: dra samman mötet
- 1Välj plats, datum och tid. Platsen för mötet bör vara på en central, neutral, handikappanpassad plats. Kyrkor, bibliotek, regeringsbyggnader och samhällscentra är alla bra val. Se till att det inte står i konflikt med ett annat populärt community-evenemang och håll det vid en tidpunkt då många människor kommer att kunna delta - på helgen, eller om under veckan, på kvällen.
- En bra tumregel är att alltid välja en plats som är lite för liten. En fullsatt plats skapar intryck av aktivitet och popularitet, vilket alltid är bättre än alternativet.
- Gör evenemanget gratis eller till nominell kostnad, men uppmuntra deltagarna att svara på en Facebook-sida, en e-postadress eller ett telefonnummer att ringa är enkla, billiga sätt att göra det. Antag att två tredjedelar av "mayben" inte dyker upp.
- Se till att du har en alternativ mötesplats om din schemalagda plats faller igenom.
- 2Bjud in paneldeltagare. Paneldeltagarna är en av de viktigaste faktorerna som bidrar till ett rådhus framgång eller misslyckande. Även om det är bäst att ha anteckningar på din panel, är det inte alltid ett alternativ. Det näst bästa är att ha paneldeltagare som representerar anmärkningsvärda organisationer och / eller paneldeltagare med anmärkningsvärd bakgrund - det ger evenemanget mer trovärdighet.
- Titta på folkvalda, akademiker, kyrkliga och samhällsledare och behandlare.
- Detta är ett annat område där en mångsidig planeringskommitté kan vara till nytta. Ju mer långtgående kontakter medlemmarna i planeringssamhället har, desto mer sannolikt är det att du kan knacka på en varierad och spännande expertpanel.
- Diskontera inte personlighetsfaktorn när du bjuder in paneldeltagare. Paneldeltagarna borde vara tillräckligt trovärdiga för att få folk till rådhuset, men de borde vara tillräckligt spännande för att människor ska prata om ditt stadshus långt efter det.
- 3Rekrytera en moderator. Moderatorer är en annan viktig faktor för ett stadshus framgång. Moderator måste ha respekt för paneldeltagarna och publiken, tillsammans med temperamentet för att tappa spänningar och påskynda diskussionen.
- Tänk på en moderator som en MC-de borde vara karismatiska, men inte så karismatiska att de överskuggar paneldeltagarna eller dominerar diskussionen. Medlemmar i media, pensionerade domare och advokater och präster kan vara bra kandidater.
- 4Kortfattat paneldeltagarna. Se till att dina paneldeltagare känner till rådhusets format, de andra paneldeltagarna, det förväntade deltagandet och ämnena på dagordningen. Så länge de är villiga, förbered dem att prata med media efteråt.
- Det är en bra idé att låta dina paneldeltagare komma fyrtiofem minuter till en timme i förväg så att du kan gå igenom formatet och ämnena en sista gång.
Uttrycket "stadshus" betyder endast en typ av möte där öppen fråga och svar från allmänheten utgör huvuddelen av mötet. - 5Sätt ihop en personal. Vissa nyckelpersoner kommer att behöva för att mötet ska fungera smidigt. Du bör ha någon att prata med media, placera gästerna och skicka ut material som mötesagendor till paneldeltagarna och gästerna.
- Dessa är alla bra jobb för volontärer.
- 6Förbered förhandsmaterial. Oavsett storleken på ditt möte behöver du några tryckta material för att skicka till gäst, press och paneldeltagare. Vilken typ av möte du kör kommer att diktera specifika materialtyper. Till exempel:
- Om du håller ett informationsmöte är det en bra idé att skriva ut räkningar eller broschyrer som kommer att beröra en del av informationen som du kommer att täcka i rådhuset. Till exempel, om ditt problem är hiv i ditt samhälle, skriv sedan ut en handbiljett som går igenom viktig statistik om effekterna av hiv lokalt.
- Ett rådhus med politiska kandidater eller tjänstemän kan innehålla information om kandidaternas eller tjänstemannens positioner och partier när det gäller din hälsoproblem.
Del 3 av 3: förberedelser inför mötet
- 1Se till att media dyker upp. Pressen är avgörande för ett framgångsrikt stadshus. Oavsett om rådhuset är inriktat på förespråkande av frågor, spridning av information eller ett politiskt forum, kommer dess berömdhet att påverka framgången för dessa mål och din förmåga att sätta ihop rådhus i framtiden.
- Du kommer att behöva skriva pressmeddelanden, identifiera journalister som täcker berättelser om hälsa, samhällsfrågor eller politik och nå ut till dem med jämna mellanrum.
- Ett pressmeddelande är ett enkelt dokument som skickas till mediaorganisationer som förklarar en händelse och varför det är anmärkningsvärt. Pressmeddelande är vanligtvis mindre än en sida lång.
- Nyheter handlar om aktuella händelser, så du måste se till att du betonar för reportrar varför rådhuset är en händelse att täcka nu och inte senare. Exempelvis är fetma alltid ett problem, men det gör bara nyheter när en studie släpps för att visa att det är en annan anledning till att det är dåligt.
- 2Nå ut till likasinnade organisationer. Medlemmar i din planeringskommitté, paneldeltagare och medlemmar i relaterade organisationer som inte är en direkt del av rådhuset bör alla odlas för att publicera evenemanget.
- Glöm inte att använda resurser som universitetsområden, sjukhus och myndigheter. Skicka flygblad som publicerar evenemanget på dessa platser. De kan vara ett bra sätt att öka närvaron.
- 3Hit sociala medier. Glöm inte det omfattande nätverket av problemgrupper på Facebook och andra sociala medier. Ta inte bara kontakt med tegel- och murbrukorganisationer med folk på lönerna. Skicka till Facebook-grupper, bloggar och anslagstavlor för intresserade och relaterade organisationer.
- Se till att dina paneldeltagare och medlemmar också marknadsför evenemanget på Twitter, Facebook och Instagram.
Paneldeltagarna borde vara tillräckligt trovärdiga för att få folk till rådhuset, men de borde vara tillräckligt spännande för att människor ska prata om ditt stadshus långt efter det. - 4Sätt ihop presspaket. Ett presspaket skiljer sig från ett pressmeddelande genom att det är ett paket med material som ges till reportrar dagen för en händelse snarare än en stimulans att täcka en händelse. Den bör innehålla:
- Pressmeddelandet.
- Paneldeltagares och talares biografier.
- Information om ämnet, inklusive relevanta studier, statistik och personliga berättelser om berörda individer.
- 5Förvänta det oväntade. Ibland visas inte paneldeltagare. Ibland översvämmer demonstranter platsen. En snöstorm kan svepa in i området från ingenstans. Som evenemangsplanerare måste du planera för dessa händelser genom att boka alternativa högtalare eller schemalägga alternativa datum.
- Om ditt stadshus övervakas av demonstranter kan en ändring i format vara lämplig. Om det ursprungliga formatet är öppet fråga och svar, få istället förhandsfrågor. Om demonstranterna är ute, bjud in dem och ändra formatet för att skicka in frågor.
- Ställ in alternativa högtalare från din organisation eller deltagande organisationer om en schemalagd högtalare inte visas. Om rådhuset är ett forum mellan politiska kandidater, betona det ständigt för media - vilket får dem att önska att de hade dykt upp.
Läs också: Hur minskar jag medicinska kostnader?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är inte avsedd att ersätta professionell medicinsk rådgivning, undersökning, diagnos eller behandling. Du bör alltid kontakta din läkare eller annan kvalificerad vårdpersonal innan du börjar, byter eller avbryter någon form av hälsobehandling.
