Hur inför jag förändringar i arbetsplatsförfarandena?
Att lära sig att introducera och implementera nya arbetsplatsförfaranden hjälper dina anställda att övergå till förändringarna effektivt samtidigt som de håller hög arbetsplatsmoral.
Förändringar av arbetsplatsförfaranden ger generellt positiva resultat, vilket sparar tid och pengar för företaget eller främjar en mer positiv arbetsmiljö. Förändring är spännande för dem som lätt anpassar sig till det, men för vissa anställda kan förändringar vara okända, upprörande eller till och med skrämmande. De kan ha svårt att acceptera det okända, orsaka nöd, eller de kan utveckla oro över att följa den nya politiken. Som ledare på arbetsplatsen är det ditt jobb att se till att alla övergångar går så smidigt som möjligt. Att lära sig att införa och implementera nya arbetsplatsförfaranden hjälper dina anställda att övergå till förändringarna effektivt samtidigt som de håller hög arbetsmoral.
Del 1 av 3: utforma procedurförändringar
- 1Var medveten om kostnaderna. Om du genomför en procedurändring för att spara pengar de närmaste åren kan det verka som ett tydligt val. Men om förändringen kräver en kostsam installation av ny utrustning, betydande omskolning av personal eller att anställa nya anställda för att ta nya roller, kan du behöva jämföra kostnaderna för att se om de uppväger de långsiktiga besparingarna och fördelarna. Prata med en revisor om de relativa kostnaderna kontra långsiktiga besparingar för att avgöra om ditt företag har råd att genomföra dessa förändringar, eller försök att göra en enkel kostnads-nyttoanalys.
- En kostnads-nyttoanalys jämför de förväntade kostnaderna med de förväntade fördelarna för att fastställa den bästa och mest kostnadseffektiva planen.
- För att göra en enkel kostnads-nyttoanalys, dela upp ett pappersark i två kolumner. Lista fördelarna i en kolumn och kostnaderna i den andra kolumnen. Jämför de två listorna för att se vilken åtgärd som är mest fördelaktig och kostnadseffektiv.
- 2Gör det enkelt att introducera. Även om de procedurändringar du introducerar kommer att radikalt förändra hur ditt företag fungerar, är det viktigt att göra dessa ändringar enkla att införa och genomföra. Om det är möjligt, försök att implementera de nya ändringarna i etapper eller faser. På så sätt har dina anställda lättare att anpassa sig och anpassa sig till de nya rutinerna.
- Om möjligt genomföra förändringar på ett sätt som gör att anställda kan anpassa sig steg för steg. Försök att förskjuta de nya procedurändringarna över flera veckor eller till och med månader för att möjliggöra optimal anpassning.
- 3Mät dess framgång. Betydande procedurförändringar bör göras av en anledning. När du väl har bestämt varför du gör dessa ändringar är det viktigt att hitta ett sätt att mäta ändringarnas relativa framgång. Om ändringarna ska spara kostnader, ha då en kostnadsjämförelse för att utvärdera hur effektiva förändringarna har varit efter flera månader. Om ändringarna ska förbättra kundnöjdheten, gör sedan enkäter och håll ett öga på antalet återkommande kunder som är nöjda med de ändringar du har gjort.
- Överväg att använda ett kostnadsfritt eller billigt ekonomiskt verktyg för att spåra ditt företags framgång före och efter genomförandet av ändringarna. Du kan hitta gratisverktyg online som inDinero eller Corelytics, eller prenumerera på en mer djupgående månatlig tjänst från samma leverantörer.
- 4Ha en flyktplan. Uppenbarligen är ditt hopp med de nya procedurförändringarna att det kommer att göra saker bättre på arbetsplatsen. Men vad gör du om det motsatta hamnar? Varje bra plan för procedurändringar bör ha en reservplan eller, om allt annat misslyckas, en flyktplan för att helt överge ändringarna.
- Bestäm om du kommer att återgå till de gamla procedurerna om de nya ändringarna misslyckas eller om du ska implementera en reservplan. Om du väljer en reservplan, ha konkreta planer för alla fall.
- Du kanske vill undvika att berätta för dina anställda att du har en reservplan eller att du kan återgå till de gamla procedurerna. Att berätta för dem dessa saker kan få dig att se ut som svag eller ineffektiv som ledare, och det kan öka anställdas motstånd mot förändringarna om de vet att tillräckligt högt motstånd kommer att återföra saker som de var.
Försök att utforma procedurförändringar på ett sätt som anställda ser dessa förändringar som en förbättring av hur de arbetar.
Del 2 av 3: bibehålla förtroende och kontroll
- 1Förmedla din vision. Om du tror att de procedurförändringar du gör kommer att förbättra företaget och / eller arbetsplatsen, meddela detta. Låt dina anställda veta hur du tänker dig företaget ett år framöver och lägg upp strategierna (inklusive dessa procedurförändringar) som hjälper dig att få företaget dit du tror att det måste vara.
- Dela din vision med dina anställda. Var tydlig och koncis när du beskriver vad du vill ha för ditt företag.
- Förstå dina anställda.
- Stärka dina anställda genom att låta dem uttrycka sina tankar, bekymmer och övergripande feedback om de förändringar du föreslår. Förlora inte ditt företags organisationsstruktur.
- Bestäm om det är bäst att kommunicera din vision och meddela förändringar personligen eller via e-post. Brådskande frågor levereras bäst personligen, och skrivna / mejlade meddelanden kan lätt ignoreras.
EXPERTTIPSHjälp till att förbereda arbetskraften i förväg. Leda upp till en procedurförändring på arbetsplatsen, dela information om varför den förändringen sker, om du kan. Det hjälper till att minska en del av ångest som kan uppstå kring förändring.
- 2Sälj förändringen. Oavsett vilka procedurförändringar på arbetsplatsen du försöker genomföra, kanske det inte räcker att helt enkelt säga till dina anställda "Så är det från och med nu." Som ledare är det din roll att leda, och det innebär att få dina anställda bakom dig 100%. När du har meddelat ändringarna säljer du dem till dina anställda. Hjälp dem att se varför dessa förändringar är bra för företaget och i slutändan bra för de anställda.
- Låt dina arbetstagare veta din (eller företagets) motivation för att genomföra dessa förändringar. Om ändringarna sparar pengar, säg det. Låt alla veta om de skapar en bättre arbetsmiljö. Oavsett vad motivet är, gör det klart att fördelarna med dessa förändringar kommer att uppväga kostnaderna och genomförandeproblemen.
- Påpeka varför det gamla sättet att göra saker var felaktigt eller ineffektivt. Att ha en tydlig kontrast kan göra det lättare för anställda att förstå varför den förändringen var nödvändig.
- 3Ta bort all osäkerhet. En av de största anledningarna till att anställda motstår förändring är rädslan för de okända. Om det råder osäkerhet om hur det dagliga arbetet kommer att fungera, eller om de mycket specifika roller du och dina anställda kommer att spela i dessa förändringar, måste du ta bort osäkerheten. Du kan göra detta genom att förutse frågor, tvivel och rädsla som dina anställda kan ha och lindra dem innan de kommer upp.
- Var noggrann i din planering av hur verksamheten kommer att fungera och vilka (om några) förändringar som kommer att uppstå i dina anställdas roller. Låt dem veta att deras roller inte kommer att ändras, eller om deras roller kommer att påverkas på något sätt, var då klar över detta från början.
- Försök att rama in procedurförändringar på ett sätt som anställda ser dessa förändringar som en förbättring av hur de arbetar. Om du tar bort tvivlet som omger vaga procedurmeddelanden och omramar dessa ändringar som ett sätt att skapa en bättre arbetsmiljö eller en smidigare arbetsordning, kommer dina anställda sannolikt att vara mer ombord.
EXPERTTIPSVår expert håller med: När procedurförändringar implementeras och nya regler eller riktlinjer införs, var tydlig med vilka aspekter av förändringen som inte kan förhandlas och vilka har flexibilitet inbyggda i dem. Du kan till exempel säga, "Objekt i den här listan måste rapporteras till din chef om de förekommer, utan några undantag," eller "Vi fasar ut stöd för den gamla programvaran, men du kan välja att använda den nya programvaran så mycket eller så lite som du vill.
- 4Tiden är rätt. Vissa affärsexperter rekommenderar att tidpunkten för ett procedurmeddelande kan vara den största faktorn för att få anställda ombord. Det finns ingen tydlig regel om när tidpunkten är rätt, eftersom varje situation och arbetsplats är annorlunda, men att vara medveten om hur förändringarna påverkar dina anställda kan hjälpa dig att tida tillkännagivandet och genomförandet lite bättre.
- Om de nya förfarandena kräver ytterligare utbildning, försök att tidsbestämma genomförandet av dessa förfaranden på ett sätt som ger dina anställda tillräcklig tid att förbereda sig. Till exempel, meddela inte nya procedurer på en fredag om de träder i kraft nästa måndag. Det kan kräva att anställda kommer in över helgen för utbildning eller klättrar för att räkna ut saker den dagen förändringarna går live.
- Om det är möjligt, meddela procedurförändringar några veckor innan de kommer att äga rum. Detta ger alla en chans att läsa de nya procedurerna, förstå hur de skiljer sig från de gamla och lära sig att göra de nödvändiga ändringarna.
Om du tror att de procedurförändringar du gör kommer att förbättra företaget och / eller arbetsplatsen, meddela detta.
Del 3 av 3: genomförande av ändringar
- 1Tappa inte ditt företags identitet. Procedurella förändringar är vanligtvis bra, men de borde inte vara så radikala att dina anställda inte längre känner igen företaget - åtminstone inte över en natt. Kom ihåg att förutom komforten i det bekanta kan många av dina anställda vara lojala och dedikerade till företaget för dess image / identitet eller sitt ursprungliga uppdrag. Det är okej att flytta dessa aspekter genom en långsiktig plan, men att göra radikala förändringar under en kort tidsperiod kan göra dina mest lojala anställda alienerade eller oroa dig.
- 2Sök inmatning. Dina anställdas grad av tillfredsställelse kommer att vara en av de bästa mätarna för hur effektiva förändringarna har varit. Vissa anställda kommer naturligtvis att motstå förändringar oavsett vad som händer, men andra anställda kanske gillar den övergripande inriktningen medan de har reservationer om hur dessa förändringar faktiskt genomförs.
- Ett enkelt sätt att säkerställa anställdas nöjdhet och bedöma eventuella framtida förändringar som kan vara nödvändiga är att be de anställda om feedback om förändringarna. Låt dem veta att även om du kanske inte är öppen för att vända ändringarna, värdesätter du anställdas insatser och samarbete när det gäller hur dessa ändringar genomförs.
- Överväg att bilda en arbetsgrupp eller kommitté för att få feedback om hur ändringarna genomförs och inlägg om hur ändringarna kan genomföras mer framgångsrikt.
- 3Belöna medarbetarnas prestationer. Ett sätt att hjälpa anställda ombord med nya procedurförändringar är att generera kortsiktiga mål för dina anställda och belöna dem som uppfyller dessa mål. Det kan verka som ett obetydligt drag, men det kan hjälpa till att bygga stöd för förändringarna och väcka en stark önskan att genomföra dessa förändringar.
Även om de procedurändringar du introducerar kommer att radikalt förändra hur ditt företag fungerar, är det viktigt att göra dessa ändringar enkla att införa och genomföra.
- Få dina anställda ombord och vara involverade i förändringar i rutiner så tidigt som möjligt.
- Försök att söka hjälp från anställda med planerings- eller implementeringsdelen av denna process.
- Uppmuntra flexibilitet på arbetsplatsen. Ju bättre dina anställda anpassar sig till förändring, desto lättare blir denna process för alla.
- Svara aldrig på en fråga om du inte är säker på att du har ett korrekt och fullständigt svar. Om du inte har ett exakt svar är det bäst att erkänna att du är osäker och lovar att komma tillbaka snart med rätt svar.
Frågor och svar
- Hur kan anställda anpassa sig till dessa förändringar?Var tålmodig, skriv ner påminnelser och be om hjälp om du behöver det.
Kommentarer (4)
- Jag gör faktiskt en skolrapport för att ta itu med förändringar i ett företag, så det hjälpte verkligen. Tack så mycket för den här artikeln.
- Du gav mig riktlinjerna för att hantera mitt moralproblem på arbetsplatsen. Nu känner jag stegen att följa. Tack.
- Jag gör en uppsats, och den här artikeln var till stor hjälp. Tack!
- Det hjälpte eftersom jag surfar efter mitt projekt om hur man introducerar och hanterar förändringar i företaget av HR. Denna artikel gav mig kunskap om objektet och en ny idé. Tack för det bra teamet.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är inte avsedd att ersätta professionell medicinsk rådgivning, undersökning, diagnos eller behandling. Du bör alltid kontakta din läkare eller annan kvalificerad vårdpersonal innan du börjar, byter eller avbryter någon form av hälsobehandling.
